Suchsysteme und Findmittel im Archiv

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KARTEIEN[Bearbeiten]

Karteien sind nicht nur in Bibliotheken (Bibliothekskatalog) und Arztpraxen (Patientenkartei), sondern auch in Archiven wichtige Findmittel. Diese Kartei (in diesem Fall eine geordnete Sammlung von Daten auf kleinformatigen Karten) ist geordnet, um eine Suche nach den enthaltenen Daten zu erleichtern. Die Anordnung kann dabei alphabetisch, nach Thema, nach einem Datum oder nach anderen Kriterien geschehen. Der Arbeitsgang der Erschließung von Informationen aus einer Quelle auf eine Karteikarte wird als Verkartung von Daten bezeichnet, welche typisch für das 20. Jahrhundert ist und mittlerweile zum größten Teil durch die Arbeit mit Computern abgelöst wurde. Im Anschluss an die Verkartung werden die Karteikarten in einem Karteikasten ihrer Anordnung entsprechend aufbewahrt. Durch in Abständen angebrachte Karteireiter, kurz Reiter, wird die Kartei übersichtlich gehalten. Besonders wichtig für eine sinnvolle Benutzung einer Karte ist die korrekte Anordnung, denn sonst lassen sich die Daten nicht mehr wiederfinden. Oftmals werden Karteien analog abfotografiert, womit sie mit speziellen Lesegeräten digital lesbar sind.


DEN ARCHIVAR FRAGEN[Bearbeiten]

Der Archivar bewertet, sichert und erschließt vor allem Schriftgut, das in der Regel von öffentlichen und privaten Verwaltungen an das Archiv abgegeben wird. Vor der Übernahme des Archivgutes berät er die überlieferungspflichtigen Behörden, Dienststellen aber auch Firmen und private Abgeber bei der Schriftgutverwaltung. Außerdem bewertet er das archivreife Schriftgut nach archivwissenschaftlichen Kriterien (Feststellung der Archivwürdigkeit).


Letztendlich ist die Aufgabe des Archivars jedoch auch, Besucher des Archivs zu begleiten, zu unterstützen und bei Fragen zur Hilfe zu stehen. Als Experte des Archivs kennt der Archivar sich mit dem spezifischen Suchsystem und anderen Findmitteln besonders gut aus, womit es mit seiner Hilfe für Laien kein Problem ist, sich im Archiv zurechtzufinden!


DATENBANKEN[Bearbeiten]

Findmittel werden heute zunehmend in sogenannten archivischen Erschließungssystemen als Datenbanken erstellt. Diese Datenbanken sind Systeme zur elektronischen Datenverwaltung, dessen Aufgabe es ist, große Mengen an Daten dauerhaft, widerspruchsfrei und effizient zu speichern und benötigte Teilmengen bedarfsgerecht für Benutzer zur Verfügung zu stellen.


Dieses Erschließungssystem dient also als Verzeichnungssystem und elektronischer Archivkatalog, das entweder im Benutzersaal oder im Internet für Archivbesucher bereitgestellt wird.


FINDBÜCHER (REPETORIUM)[Bearbeiten]

Zu den Findmitteln eines Archivs gehört ebenso das Findbuch, welches auch als Repertorium bezeichnet wird (von lat. reperio = auffinden, entdecken, ermitteln). Dieses Findbuch besteht aus einem handschriftlichen oder auch maschinengeschriebenen Verzeichnis der Archivalien eines Archivs. Die einzelnen Bestände werden dabei inhaltlich kurz beschrieben und mit einer Signatur, unter der sie im Archivmagazin auffindbar sind, versehen. Bei besonders alten Findbüchern kann es dabei vorkommen, dass inzwischen die Bestände neu geordnet wurden und somit Konkordanzlisten hinzugezogen werden müssen, um die korrekte Signatur zu ermitteln.


Außerdem enthält ein abgeschlossenes Findbuch in der Regel ein ausführliches Vorwort zur Geschichte des Bestandes und einer Beschreibung der Bewertungs-, Ordnungs- und Verzeichnungsarbeiten.


Die Findbücher stehen meist in vielen Archiven frei benutzbar im Benutzerlesesaal zur Verfügung. Des Weiteren werden sie oft in Buchform veröffentlicht und sind so auch für nicht ortsansässige Benutzer des Archivs über Fernleihe verfügbar.


ONLINE- FINDMITTEL[Bearbeiten]

Bei Online-Findmitteln handelt es sich um Verzeichnisse, die die Archivalien eines Archivs enthalten. Sie können sowohl Datenbanken als auch Findbücher darstellen, welche dann im Internet veröffentlicht werden. Sie ermöglichen den Besuchern eines Archivs eine Recherche von Zuhause, sodass man schon vorab eine Auswahl treffen und eingrenzen kann, was man sucht.

Man unterscheidet zwischen dynamischen und statischen Online-Findmitteln:

  • Dynamische Online-Findmittel sind nicht abgeschlossen, d.h. die gesamte

Datenbank mitsamt ihren ständig anwachsenden Bestandteilen wird ständig im Internet abgebildet und aktualisiert.

  • Statische Online-Findmittel dagegen werden nur von abgeschlossenen

Beständen erstellt und nur von Zeit zu Zeit erweitert und ergänzt. Statische Findmittel sind weniger flexibel und oftmals nicht auf dem aktuellen Stand, dafür hat man bei dynamischen Findmitteln das Problem, dass sie teilweise noch ungeordnet sind oder erst noch bearbeitet werden müssen.